In diesem Bericht berichte ich über ein Tool, welches ich als sehr positives Anwendungsprogramm kennengelernt habe. Es ist eine Software, die für die Finanz- und Lohnbuchhaltung genutzt werden kann. Darüber hinaus ist die Software eine Lösung für die Fakturierung. Der Name des Programms ist Lexware Financial Office Plus.
Das Programm ist 2010 im Haufe Verlag erschienen und ist meiner Ansicht nach ein solides Tool, mit dem mehrere Bearbeitungsbereiche sinnvoll abgedeckt werden können. Ich habe das Programm als zuverlässige Software erlebt und bin alles in allem recht zufrieden. Das ein oder andere kleine Manko ist zwar vorhanden, kann aber bei Betrachtung der Gesamtleistung des Programms vernachlässigt werden. Mehr über die Software erfahrt Ihr im nachstehenden Bericht.


Lieferumfang

Neben der eigentlichen Software auf DVD liefert der Hersteller natürlich einen Serial-Key und einige Handbücher (vier an der Zahl!). Das ganze ist in einem recht unspektakulären Karton verpackt. Zugegeben, wirklich viel erwarte ich von der Verpackung nicht. Bei Anwendungssoftware zählt für mich die Leistung. Hingegen fühlte ich mich ein wenig von den vier Handbüchern erschlagen. Nun gut, es handelt sich um ein etwas komplexeres Tool mit mehreren Schwerpunkten, die thematisch voneinander abweichen, jedoch auch wieder Schnittstellen besitzen. Entsprechend bedarf es natürlich einer umfassenden Erläuterung.


Inhalt

Das Programm deckt die drei bereits o.g. Themen ab. Die ich nachstehend kurz erläutern möchte:

Lohnbuchaltung

Hier werden dem Anwender alle Grundlagen für Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen geboten. Die Software bietet Unterstützung für eine hohe Anzahl an abzurechnendem Personal. Jedoch ist hier in der Praxis doch eine Grenze gesetzt. Unkritisch ist die Abrechnung von bis zu 50 abzurechnenden Mitarbeitern, danach beginnt die Performance des Tools zu leiden. Daher empfiehlt sich das Programm für keine wirklich größeren Personalstärken. Für Großunternehmen ist das Tool ohnehin nicht geeignet. Das Programm berücksichtigt sämtliche Sonderfälle, die in Zusammenhang mit Zusatzbezügen oder zeitlich bedingten Beschränkungen entstehen können. In dieser Hinsicht ein dickes Plus von mir. Durch das Tool werden auch das Lohnjournal und das Lohnkonto gepflegt. Ebenso ist die Erstellung von Lohnsteueranmeldungen, der Beitragsnachweise für die Krankenkassen und Solzialversicherungen möglich. Eine Übertragung der Daten ist auch elektronisch möglich. Besonders praktisch und sinnvoll ist, dass die Daten aus der Lohnbuchhaltung direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können.

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung bietet ebenfalls alle Features, die zur praktischen und reellen Abwicklung notwendig sind. Konten, Kasse und alle relevanten Konten können strukturiert verwaltet werden. Auswertungen sind schnell und leicht vorzunehmen und eine Bereitstellung ist leicht vorgenommen, so dass beispielsweise USt-Voranmeldungen einfach aufbereitet werden können. Auch hier ist wieder die elektronische Übermittlung an das Finanzamt leicht möglich. Unabhängig davon können zu gewünschtem Zeitpunkt diverse praktische und sinnvolle Auswertungen aus Sicht der Betriebsführung vorgenommen werden. Alle Konten lassen sich natürlich einzeln einsehen oder man kann entsprechend saldierte Aufstellungen bekommen. Dies geht bis zur Jahresabrechnung mit Bilanz und GuV oder per Einahme/Überschussrechnung.

Fakturierung

Diese gilt zur Erfassung sämtlicher Kunden und der eigenen Stammdaten. Darüber hinaus ist die Erfassung aller Lieferanten möglich, so dass ich ein Gesamtbild alles relevanten Daten vorliegt. Dies heißt nicht nur eine vereinfachte Angebotslegung sondern auch eine entsprechende Dokumentation der damit verbundenen Vorgänge. So lassen sich die Stände der einzelnen Transaktionen einsehen und die vorhandenen Daten können bei Fortschreiten eines Prozesses optimal genutzt werden. Aus den zuvor eingepflegten Daten eines Angebots entsteht zu einem späteren Zeitpunkt auch eine Rechnung. Die Daten aus der Fakturierung werden ebenfalls in die Finanzbuchhaltung übernommen und somit besteht ein geschlossenes System.


Anwendung

Zuerst erfolgt die Installation, die dank des Setup-Assistenten sehr simpel ist. Ich habe sie auch als recht schnell empfunden und hatte keinerlei Probleme. Die Vorgehensweise ist recht vertraut. Autostart von der DVD, Key-Code und den Anweisungen folgen, Zielordner auswählen etc. Der gesamte Ablauf ging Schritt für Schritt ohne Schwierigkeiten von statten.

Nach dem Start richtet man das Unternehmen ein. Auch hier hilft ein Softwareassistent bei der Einrichtung. Dies stellt ansich kein Problem dar. Etwas später, im allgemeinen Betrieb kommen dann die ersten Fragen. Die Benutzeroberfläche selbst ist in allen Bereichen logisch und recht leicht und schnell verständlich. Jedoch kommen bei Sonderfällen und Untermenüs doch immer wieder Situationen, bei denen man gern in ein schlaues Handbuch schauen möchte. In der Masse ist dies, wie eingangs erwähnt kein Problem. Denkt man zumindest bei vier starken Handbüchern. Aber die Art der Beschreibung und die Struktur der Bücher lassen zu wünschen übrig. Mir waren sie keine wirklich Hilfe und ich habe mir die meisten Funktionen doch durch längeres Probieren angeignet. Bei den Büchern mangelt es an Beispielen und die Erklärungen reichen einfach nicht aus.

Als vorteilhaft empfinde ich die enge Verknüpfung der drei Bereiche untereinander, so dass die Datenerfassung nicht gedoppelt ist. Dies bedeutet eine große Zeitersparnis und vor allen Dingen werden auch Übertragunsfehler, Abweichungen u.a. vermieden. Das Tool ist darüber hinaus mandantenfähig. Der logische Aufbau und die wirklich umfassenden Auswahlmöglichkeiten erlauben eine tatsächliche Abbildung der Praxis. Gut sind meiner Meinung nach auch die entsprechenden Schnittstellen zu anderen Tools, wie z.B. Datev.
Die unkomplizierte Direktübertragung zu Dritten (z.B. Finanzamt) vereinfachen den Datentransfer und den Prozessablauf. Ebenso hat mich die zuverlässigkeit und Stabilität des Programms überzeugt. Abschließend möchte ich an dieser Stelle noch anmerken, dass der Hersteller hohe Aktualität bietet und durch entsprechende Updates somit immer für einen neuesten Stand sorgt.


Fazit

Alles in allem ein sehr umfangreiches und ausgefeiltes System. Preislich für Unternehmen durchaus erschwinglich (mittlerweile für weit weniger als 250 EUR zu bekommen). Das Tool deckt alle Arten von Geschäftsfällen ab und ist in der Tat eine Hilfe. Ich vergebe dennoch "nur" vier Sterne, da mich zwei Punkte schon gestört haben, die ich bei einem professionellen Tool nicht haben möchte: zum einen der Punkt Performance bei zu vielen angelegten Datensätzen in Lohn- bzw. Gehaltsbereich. Die Geschwindigkeit leidet und diese Grenze liegt meiner Ansicht nach zu niedrig. Zum anderen die Qualität der Handbücher. Sie sind zwar umfangreich, aber nicht wirklich hilfreich. Hier zeigt sich mal wieder: Quantität heißt nicht Qualität. Dennoch stellt Lexware Financial Office Plus eine gut kombinierte Softwarelösung für kleinere Unternehmen dar.