Anbei möchte ich meine Erfahrungen, die ich mit dem Programm Microsoft Office Access und dem Erstellen von Datenbanken gemacht habe mit anderen Mitgliedern der Community teilen.

Dieser Beitrag soll als Tipps und Tricks an alle Access-Neulinge gerichtet sein. Finde diese Tipps sehr wichtig, denn ähnliche Problemlösungen sind in kaum einem Accesshandbuch erläutert, sind aber für jede Datenbank, die gewisse betriebswirtschaftliche Vorgänge automatisieren soll außerordentlich wichtig!

Ausgangssituation:

Man hat eine Datenbank:
mit den Tabellen: "Kunden", "Aufträge" und "Rechnungen";
mit den Formularen: "Kundenerfassung", "Auftragserfassung" und "Rechnungserstellung";
sowie mit Abfragen und Berichten, mit deren Hilfe man Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen drucken kann.

Problem:

Die Kunden, die in der Kundentabelle mit Hilfe des Formulars "Kundenerfassung" erfasst werden, kommen ausschließlich aus 2 Orten, deren Postleitzahlen und Ortsnamen identisch sind. Um den Mitarbeitern, die die Kunden erfassen, also die Daten in die Kundentabelle einpflegen zu erleichtern, soll in dem Formular "Kundenerfassung" ein Kombinationsfeld bzw. ein Listenfeld erstellt werden. Ein Kombinationsfeld bzw. Listenfeld ermöglicht es eine Auswahl von Ortsnamen bzw. Postleitzahlen per Mausklick zu treffen ohne dabei den Ortsnamen bzw. die Postleitzahl des Ortes hinschreiben zu müssen.

Problemlösung:

Um diese Problemstellung zu lösen muss eine Hilfstabelle erstellt werden, die 2 Spalten hat. Die "OrtsNr" und die "Ortsbezeichnung". Die erste Spalte soll AutoWerte annehmen und in die zweite Spalte gibt man die Ortsnamen ein.

In der Tabelle Kunden wechselt man den Datentyp den Eingaben auf "Zahl". Daraufhin verknüpft man die Tabellen Kunden und Orte in der Ansicht der Tabellenbeziehungen miteinander.

Daraufhin kann in dem Formular ein entsprechendes Kombinations- bzw. Listenfeld erstellt werden.

!!!ACHTUNG!!!

Möchte man aus dem Formular die eingegebenen Daten wie zum Beispiel die Kundendaten, Adressaufkleber oder einfach ein Angebot oder einen Rechnung drucken und verwendet man dafür ein Bericht, so wird in diesem Bericht an der Stelle des Ortsnamen bzw. der Postleitzahl einen Zahl erscheinen. Um dies zu umgehen muss man bei der Abfrage, auf die der Bericht zurückgreift auch die Tabelle "Orte" einfügen. Nun erscheinen in dem Bericht die vollständige Bezeichnung der Orte bzw. die Postleitzahlen.

Lesen Sie in meinen weiteren Tipps und Tricks Berichten folgende Themen:
Datenbankerstellung mit Hilfe von Access --- Aktuellen Datensatz eines Formulars drucken
Datenbankerstellung mit Hilfe von Access --- Dateneingabe mit Hilfe eines Kombinations- bzw. Listenfeldes